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成功的會議活動策劃都在細節里

點擊:- 更新時間:2018-10-10 來源:圓桌國際展覽

舉辦一場會議活動對一個公司來說有著重要的意義。一場會議活動策劃是一種資源的整合與調配的過程,要想把會議效果做好,就要詳細整個活動會議的流程,細化每個流程的要求、標準。根據會議的目的借助一定的科學方法和藝術,為決策、計劃而構思、會議策劃設計、制作策劃方案以達到最終的會議效果。那么我們應該如何安排一場會議活動呢?

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1.會議活動前材料準備
為了避免會議活動現場出現不必要的失誤,會議活動前應把參加會議人員數量確定好,根據會議活動需要選擇合適的場地,會場的選擇,直接關系到會議的風格、形式、規模、預算和檔次。再根據數量備好擺好桌椅、名牌、茶點、簽到簿、名冊、展板、各種視聽器材。現場的布置、相關工作人員的工作分配,做好充分的準備。

2.熟悉會議活動流程
會議活動流程一定要熟記,順序依次清晰明白。一般會議活動過程是講話、念稿件,例行演示。在會議議程安排時,注意緊湊、連貫,從實踐來看,一般控制在一到兩個小時為宜。特別是發言的時間,演講稿件字數應該控制在把問題講清楚的長度,不宜太長,也不宜太短,實踐中,15分鐘到20分鐘之間比較合適。會議要求的就是“說”,邀請人員時應注意對小領導,積極分子,公司經營骨干的邀請,也應該適當邀請一些在基層工作的有話要說的員工,這樣才能活躍會議的整體氣氛,使會議活動策劃收到其應有的良好效果。為了方便嘉賓和主要領導的 出席,會議的地點可以設在大酒店,機場等交通便捷的場所,這也是會議活動策劃能否進行好的關鍵。???

?3、會議的質量
會議活動策劃一定要保證會議發出真正的效果,那么后期的跟蹤就顯得尤為重要了。會議活動策劃的本身其實只是公司對員工進行管理的一個重要途徑和手段而已,真正的“做”,還是要看后期員工在會后的表現與落實。通過會議,可以將任務準確的交給員工,并對員工的工作進行審核,但是長久來看,會議效果的反饋還需要后期的不斷監管與反饋,調整上次會議制定的方案中存在的不足,通過不斷的跟進來保證會議活動策劃的成功。

會議活動策劃中必不可少的就是會議中的相關工作與具體事務的準備。活動會議應交給專業的展覽展示設計公司,圓桌展覽有限公司專業于活動會議策劃展廳設計展臺設計、提供會議策劃組織、服務及設備技術支持的綜合性服務機構,擁有高素質、專業性的會議服務人員。專業從事會議活動策劃、組織和承辦各種規模和行業會展、地區會議以及公關活動。積累了豐富的實際工作與實際操作經驗。

 

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